Dépenses logicielles : comment maîtriser ses coûts ?
Mises bout à bout, les dépenses logicielles peuvent être rapidement importantes pour les entreprises. Il est d’ailleurs crucial de ne pas uniquement intégrer les coûts directs des licences dans ce calcul, mais bien le TCO (Total Cost of Ownership ou coût total de possession), qui comprend également les nombreux coûts cachés. C’est le cas du temps passé à gérer la maintenance d’un système, à former les équipes, à intégrer un nouveau membre dans une solution, mais aussi les coûts d’inactivité en cas de panne de serveur ou ceux liés au remplacement ou à la mise à jour d’une plateforme. Pour éviter tout dérapage, il est indispensable de mettre en place une stratégie claire pour maîtriser ses coûts. Une démarche qui commence justement par la lecture de cet article !
Virtualiser l’innovation
Si un logiciel coûte de l’argent, il peut aussi en rapporter. Vous pouvez ainsi maîtriser vos coûts et gagner du temps et de l’argent en obtenant le meilleur produit du premier coup avec une solution de conception professionnelle. Cela vous permet de limiter les prototypes physiques, et les multiples allers-retours entre les équipes. En virtualisant l’innovation et en misant sur la simulation associée à la puissance du cloud, vous pouvez réaliser des économies majeures sur les phases de prototypage pour un time-to-market plus rapide et plus efficace.
Ajuster l’utilisation des licences
Le temps où les logiciels de conception constituaient des investissements coûteux est révolu. Aujourd’hui, avec la puissance des solutions en ligne, vous n’avez plus à financer ces dépenses importantes directement, car les charges sont étalées dans le temps grâce à un système d’abonnement. Ainsi, vous pouvez acheter des licences selon le nombre d’utilisateurs et ajuster le tout en temps réel et selon vos besoins, la taille de vos équipes, et la période de l’année. Chaque typologie d’entreprise dispose d’un abonnement fait pour elle, comme les grands groupes, les startups ou les PME. Une plateforme en mode SaaS vous permet aussi de moduler à la hausse ou à la baisse le nombre d’utilisateurs pour ne payer que ce dont vous avez besoin quand vous en avez besoin.
Libérer du temps à votre DSI
Au-delà de la question des licences, une plateforme en mode SaaS est aussi un bon moyen pour faire gagner du temps à votre direction des systèmes d’information. Cette dernière n’a plus besoin de passer des journées entières à gérer les contraintes de maintenance des logiciels, les mises à jour et les questions de sécurité. Tout est automatiquement pris en charge à distance par l’éditeur qui met à votre disposition les versions les plus récentes. Rapporté à l’année, ce temps de gestion en moins permet à votre DSI de se libérer du temps pour travailler sur des projets à plus forte valeur ajoutée.
Affiner l’attribution des rôles et des profils
Si les logiciels offrent beaucoup d’options et de fonctionnalités, tous les membres de toutes les équipes n’ont pas nécessairement d’avoir accès à tout. Une plateforme de conception professionnelle doit être capable de proposer des options pour les rôles qui peuvent être différents en fonction des profils de votre équipe. En personnalisant les fonctionnalités et les accès selon les personnes, vous pouvez affiner au mieux l’usage de vos outils et ainsi disposer d’un logiciel sur mesure qui correspond parfaitement à vos besoins pour ne pas que certains salariés utilisent à 10% un outil que vous payez à 100%.
Passer vos CAPEX en OPEX
Si un logiciel SaaS dispose d’une mise en œuvre facile et rapide, avec un modèle de paiement à l’utilisation, il faut aussi prendre en compte le fait qu’il n’y a ni investissement initial ni dépenses de maintenance et de mise à niveau. Cette démarche facilite le passage des investissements informatiques en dépenses opérationnelles (de CAPEX à OPEX). Le principal avantage de transformer vos CAPEX (dépenses d’investissement ou « capital expenditure ») en OPEX (dépenses d’exploitation ou « operational expenditure ») est de réduire vos coûts sur les plans techniques et humains, tout en bénéficiant de conseils et de services d’experts. Le passage en OPEX vous permet aussi d’avoir une visibilité claire sur les coûts à engager, et ce, sans mauvaise surprise. Le provisionnement ou déprovisionnement d’un utilisateur s’effectue en quelques secondes, on peut ajouter de nouvelles fonctionnalités en temps réel selon vos besoins, et le suivi de votre facturation facilite la création d’un budget stable et anticipé.
Passer à un nouveau logiciel ou à une nouvelle solution de conception ne signifie donc pas une augmentation des coûts pour votre organisation. Au contraire, c’est aussi un moyen de remettre à plat votre manière de collaborer pour davantage d’agilité et des coûts maîtrisés. Une approche gagnant-gagnant afin de bénéficier des meilleurs logiciels adaptés à tous les budgets.