Wie Sie die Kommunikations-Flut im Engineering stoppen & Projektbeteiligte effizienter zusammenarbeiten

Wie Sie die Kommunikations-Flut im Engineering stoppen & Projektbeteiligte effizienter zusammenarbeiten

Vielleicht kennen Sie die folgende Situation beim Öffnen Ihres Posteingangs: Ihnen begegnet eine schier endlose Anzahl von E-Mails – eine Kommunikations-Flut. Darunter befinden sich E-Mails, die Sie direkt betreffen, aber auch E-Mails, die Sie kaum bis gar nicht betreffen.

Sie fragen sich „Habe ich diese E-Mail bereits abgelegt? Ich weiß gerade nichts mehr über den aktuellen Bearbeitungsstand. Ist jetzt noch etwas zu tun? Wenn von meiner Seite noch etwas zu erledigen ist, wird schon jemand auf mich zukommen…“

Dieses vereinfachte Beispiel für das tägliche Kommunikations-Chaos zeigt die fehlende Transparenz für das, was nach dem Eingang der E-Mail kommt – Die Aufgaben, Projekte und weitere Tätigkeiten, die sich aus dem Eingang ableiten.

Wer stattdessen mit den Kollaborationsmöglichkeiten auf der 3DEXPERIENCE Plattform arbeitet, wird schnell merken, dass in einem Projekt plötzlich deutlich mehr Transparenz, klarere Zuordnungen, Durchgängigkeit und Rückverfolgbarkeit möglich sind.

Auf der 3DEXPERIENCE Plattform erhalten Sie nur die für Sie wirklich relevanten Informationen und können sich somit auf das Wesentliche konzentrieren. So reduzieren Sie unnötige E-Mail-Fluten und teilen Ihre Projektdaten und Informationen wie z.B. Aufgaben nur im zugewiesenen Personenkreis.

Aber wie genau funktioniert das?

Wie ist hier der Bearbeitungsstand? Muss noch etwas getan werden?

Wie Sie die Kommunikations-Flut im Engineering stoppen & Projektbeteiligte effizienter zusammenarbeiten

Im beruflichen Alltag eines Konstrukteurs gilt es immer wieder standortübergreifend und mit unterschiedlichen Parteien zusammenzuarbeiten.  Dafür benutzen Konstrukteure neben Meetings verschiedene Tools – vom Telefonat über E-Mail und Video-Konferenzen bis hin zu gemeinsamen Chat-Anwendungen oder Plattformen, um Dokumente zu teilen. Es existiert eine Vielzahl an Möglichkeiten. Die Krux an dieser Vielfalt – es bleiben Tools, die unabhängig voneinander existieren bzw. ungenügend zueinander integriert werden können. So verliert man leicht den Überblick über die laufenden Vorgänge, ist nicht auf dem neuesten Stand und Aufgaben werden übersehen.

Auf der 3DEXPERIENCE Plattform werden Beiträge, Aufgaben, Benachrichtigungen und weitere Informationen rund um Ihre Konstruktionen in einem einzigen Feed chronologisch dargestellt. Alle relevanten Informationen befinden sich dort für Sie. Wenn dann ein Projekt voranschreitet, bleiben Ihre Teammitglieder und Beteiligten stets über den Projektstatus und die laufenden Aktivitäten informiert. Die zeitintensive Datenerhebung und Kommunikation über mehrere Kanäle fällt weg, weil die Benutzeroberfläche optisch so gestaltet ist, dass jeder einen schnellen Überblick über seine Aufgaben, Daten und relevanten Informationen bekommen kann. So haben Sie nur noch die für Sie relevante projektbezogene Kommunikation im Blick. Informationen, die Sie nicht betreffen, landen nicht in Ihrem Feed, da für jedes Projekt der Empfängerkreis klar definiert ist.

Zusätzlich gibt Ihnen die Plattform Zugriff auf Echtzeit-Unterhaltungen über VOIP, Chat oder Videotelefonie mit jedem Teammitglied oder Projekt-Team. Weitere Kommunikationstools sind daher für die interne und externe Kommunikation daher nicht mehr nötig.

Aus welchem Grund haben wir damals nochmal diese Entscheidung in der Konstruktion getroffen?

Auf der 3DEXPERIENCE Plattform sind Posts, Kommentare und Nachrichten zu Produktdaten rückverfolgbar. Die damit verbundenen Vorteile liegen in der Nachvollziehbarkeit sowie der eigenen Konsumgeschwindigkeit von Informationen. Durch die automatische Abspeicherung aller Kommunikationselemente werden Anwender auf der Plattform dabei unterstützt zu jeder Zeit alle Informationen wiederzufinden. Sollten sich Projektbeteiligte z.B. im Urlaub befinden und Informationen nicht wahrnehmen können, bleibt trotzdem zu jederzeit schnell erkenntlich in welchem Status sich die Information nun befindet und was nun zu tun ist. Auch wenn es zu Updates kam. Auf der anderen Seite können Informationen aber auch ganz gezielt über die Suchfunktion mit Filtern wie Datum, Autor, 3D-Modell etc. gesucht werden, falls Entscheidungen erneut evaluiert werden müssen. Geplante Änderungen, Kommentare zu 3D-Modellen oder Ergebnisse aus Umfragen uvm. können so als Grundlage für weitere Entscheidungen oder Tätigkeiten herangezogen werden.

Wie Sie die Kommunikations-Flut im Engineering stoppen & Projektbeteiligte effizienter zusammenarbeiten

Wo finde ich noch gleich die Information aus einer bestimmten Nachricht zu meinem 3D-Modell? War es Outlook, MS Teams oder doch WhatsApp?

Kommunikationsmittel wie E-Mails haben eine eingeschränkte Funktionalität und lassen sich nicht in SOLIDWORKS integrieren. Auf der 3DEXPERIENCE finden sowohl die Unterhaltung als auch die Datenverwaltung direkt im Browser und damit an einem einzigen Ort statt, sodass alle relevanten Informationen verknüpft oder gezeigt werden können. Kommentare zu 3D-Modellen, die neueste CAD-Version, eine Übersicht der eigenen Aufgaben inkl. Datenanhang und vieles mehr ist ohne Probleme auffindbar. Details und Kontexte, die beim Arbeiten mit den Daten ergänzt werden, bleiben immer als Information mit der Datei verknüpft. So gehen relevante Informationen nicht mehr verloren und immer wieder gefunden werden. Zu den auffindbaren Formaten zählen im Übrigen nicht nur CAD-Daten, sondern alle relevanten Projektdaten wie beispielsweise Office- und PDF-Dokumente, Notizen, Screenshots oder Videos.

Mit der 3DEXPERIENCE Plattform lassen Sie verschiedene Tools hinter sich und genießen stattdessen an einem zentralen Ort Klarheit und Übersicht über alle Details. In letzter Konsequenz können Engineering-Teams durch die Kollaborationsmöglichkeiten auf der 3DEXPERIENCE Plattform endlich die reiche Kommunikations-Flut reduzieren und somit befreiter zusammenarbeiten.

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COFFEE
Die COFFEE GmbH wurde unter dem Aspekt „Computerlösungen für Fertigung und Entwicklung“ gegründet und ist nun ein seit 20 Jahren erfolgreicher SOLIDWORKS-Lösungsanbieter in Deutschland. Neben dem CAD/PDM-Portfolio verfügt die COFFEE über großes Knowhow in den Bereichen Simulation, CAM und 3D Druck.