Vi è mai capitato di terminare una riunione e pensare di non aver realizzato nulla di importante o definitivo? Onestamente possiamo ammettere che più o meno a tutti quanti noi ci è capitato di vivere questa sensazione. Questo però non significa che dev’essere una regola, è quindi necessario trovare un nuovo modo per poter affrontare le riunioni in modo profittevole, senza lasciarci quella sensazione di “incompiutezza” di cui parlavamo qualche riga fa. Per fortuna, in questo articolo vogliamo condividere una buona notizia per tutti quelli che non vogliono più vivere questa sensazione tipica delle riunioni del lunedì mattina.

Stiamo parlando di Lean Team Player, una soluzione interattiva per riunioni visive, disponibile come “ruolo” nel nostro portfolio 3DEXPERIENCE® Works. Si tratta di una soluzione molto semplice ed intuitiva, completamente utilizzabile da un browser e perfettamente funzionante sulla piattaforma 3DEXPERIENCE: grazie a Lean Team Player i team potranno collaborare in modo efficiente da qualsiasi parte essi si trovino: sia che lavorino da casa oppure in ufficio o addirittura in officina.

Il ruolo Lean Team Player è stato lanciato nel 2020 ed ha avuto un enorme successo durante il picco della pandemia di COVID-19, aiutando i team di progettisti a rimanere in contatto e a condurre riunioni produttive anche a distanza e con le dovute limitazioni di alcuni “home office” adattati. Sebbene esistano moltissime altre piattaforme per svolgere meeting, Lean Team Player ha molte funzionalità che consentono a tutti i partecipanti di visualizzare e interagire visivamente i contenuti 3D e dati complessi.

La cosa eccezionale di Lean Team Player è che può essere utilizzato virtualmente o di persona (e, quindi, anche in forma ibrida) in quanto è possibile accedervi da un browser Web tramite tablet, laptop, desktop o altri device touchscreen. Con Lean Team Player tutti possono lavorare sull’interfaccia contemporaneamente, contribuire e vedere i cambiamenti in tempo reale.

Come intuibile dal suo nome, Lean Team Player si basa esattamente sulle regole che governano i principi lean, come la riduzione delle inefficienze, la risoluzione dei problemi, l’uso della gestione visiva e altre metodologie lean comprovate che abbiamo incorporato in un formato digitale e di cui parleremo di seguito.

Parlando di riunioni spesso si sente dire che esse mancano di struttura, di consistenza. Poiché un detto recita: “La chiave per un ambiente di apprendimento di successo è la struttura” c’è bisogno di uno strumento che possa fare esattamente questo, ed è proprio il caso di Lean Team Player, il quale fornisce struttura e un ambiente di apprendimento intuitivo.

Altro aspetto fondamentale è l’usabilità di questo strumento: è facile, intuitivo e dotato di strumenti interattivi che fanno risparmiare tempo per mantenere le riunioni proattive e produttive. Analizziamo assieme alcune delle principali capacità che Lean Team Player ha a disposizione.

Rispettare la struttura dell’agenda e gestire correttamente il tempo

Con Lean Team Player è possibile preparare facilmente la strada per una riunione organizzata creando la propria bacheca con contenuti e informazioni chiave su cui si vuole discutere o collaborare. Ad esempio, è possibile configurare rapidamente la pagina della riunione per includere:

• una lavagna digitale oppure una lavagna per schizzi;
• un visualizzatore PDF per visualizzare report o documenti correlati;
• una pagina web in modo da poter richiamare qualsiasi URL come, ad esempio, far visualizzare il thread di commenti sul progetto dalla comunità 3DSwym;
• e ovviamente è possibile incorporare facilmente modelli dall’applicazione 3DPlay.

Fare tutto questo è estremamente facile e intuitivo, basterà trascinare e rilasciare semplicemente le selezioni nello spazio della riunione e, infine, digitare i nomi delle persone che si vuole invitare in modo da poterli aggiungere alla bacheca del tuo team.

Per tenere traccia della riunione, è inoltre possibile creare un’agenda al volo e Lean Team Player vi guiderà attraverso degli argomenti dell’agenda. Inoltre, è possibile far comparire un timer con il conto alla rovescia della riunione: sembra molto strano, ma abbiamo scoperto che questo tool aiuta davvero molto, avendo registrato dei caso in cui le riunioni terminano addirittura in anticipo.

Visualizzazione e coinvolgimento: oltre il brainstorming

Quando si tratta di utenti SOLIDWORKS® che vivono in un mondo 3D, la visualizzazione è tutto. Per questo in Lean Team Player è possibile aprire facilmente i file SOLIDWORKS o un file 3D Creator ed eseguire una revisione completa del progetto con il tuo team direttamente in riunione.

Lean Team Player è uno strumento polivalente: che voi siate nell’ufficio progettazione, nel marketing o nella produzione l’intero team può utilizzarlo proficuamente. Tutti i partecipanti alla riunione possono ruotare il modello, disegnarci sopra, aggiungere post-it digitali, commenti, ecc., il tutto contemporaneamente.

Tutti i partecipanti alla riunione possono aggiungere i loro feedback, anche se si tratta semplicemente di condividere il pollice in su o in giù con adesivi simili a emoji.

La risoluzione dei problemi: impara a chiedere “perché?”

Un aspetto dei principi fondamentali della metodologia lean è quello di avere un’efficace risoluzione dei problemi. Un classico esempio tipico è quello che prevede l’utilizzo dell’approccio dei “cinque perché” per risolvere un problema: in breve, la persona che vuole risolvere un problema dovrà continuare a chiedere perché ad ogni risposta che riceve finché non trova la soluzione.

Ad esempio, supponiamo che si stia progettando e producendo parti lavorate, ad un certo punto la nostra azienda riceve feedback sul fatto che il prodotto finale non supera i controlli di qualità. Applicando il principio dei cinque perché si potrebbe agire secondo questa semplice scaletta:

• I nostri pezzi lavorati non hanno superato l’ispezione. Come mai?
• Le misurazioni della qualità finale sono fuori tolleranza.
• Come mai sono fuori tolleranza?
• Sembra che i percorsi degli strumenti siano cambiati.
• Come mai i percorsi sono mutati?
• Abbiamo caricato una nuova programmazione degli utensili come parte di un aggiornamento.
• Come mai?
• …

Questo semplice esempio rende chiara l’idea: continuare a chiedersi perché per arrivare alla causa principale o a possibili problemi che richiedono ulteriori indagini è necessari per risolvere il problema alla radice.

In Lean Team Player, questo e altri metodi di risoluzione dei problemi sono integrati, potendo quindi contrassegnare questi potenziali problemi come un elemento Problema o Azione che verrà registrato e tracciato in modo da tenere tutto sotto controllo.

Parti all’azione!

Continuando quanto sopra descritto, quando si individuano e si “taggano” Problemi o Azioni in un progetto è possibile aggiungere informazioni contestuali come una foto e, di conseguenza, assegnare l’attività ai partecipanti contrassegnando i Post-it digitali come elementi di azione. Tali Post-it contrassegnati saranno disponibili nel “Registro azioni”, in modo da tenerne traccia nella Dashboard della riunione virtuale anche dopo che la riunione si è tenuta per vedere le attività assegnate e/o aggiornare le note.

E’ possibile anche assegnare gli elementi dell’azione al pannello Attività collaborative sulla piattaforma 3DEXPERIENCE con le relative date di scadenza.

Dimentica i rapporti, dimentica le email, con Lean Team Player avrai più tempo per agire e risolvere i problemi.

Miglioramento continuo e collaborazione

Con la vostra riunione archiviata in modo facile e sicuro sulla piattaforma 3DEXPERIENCE sarà possibile visitare continuamente la Dashboard della riunione virtuale per fornire aggiornamenti e continuare la discussione (ad esempio quando si vuole aggiornare il modo in cui è stato risolto un problema e utilizzare tali informazioni per un eventuale riferimento futuro). Grazie a Lean Team Player e alla potenza della 3DEXPERIENCE tutto è all’interno della piattaforma ogni volta che se ne ha bisogno.

La cosa fantastica di Lean Team Player è che il proprio team può accedere ai dati della riunione in qualsiasi momento e da qualsiasi dispositivo, il tutto per una collaborazione continua in modo da risolvere i problemi insieme.

Per una rapida demo vi invitiamo a vedere questo video in lingua inglese.