Gastos de software: ¿Cómo controlar los costes?

En conjunto, los gastos de software pueden convertirse rápidamente en gastos importantes para las empresas. Es crucial que en este cálculo no solo se incluyan los costes directos de las licencias, sino también el TCO (Total Cost of Ownership o coste total de propiedad), que también incluye los numerosos costes ocultos. Es el caso del tiempo dedicado a gestionar el mantenimiento de un sistema, la formación de los equipos, la integración de un nuevo miembro en una solución, pero también los costes de inactividad en caso de fallo de un servidor o los vinculados a la sustitución o actualización de una plataforma. Para evitar cualquier desviación, es esencial poner en marcha una estrategia clara para controlar los costes. Una dinámica que comienza precisamente con la lectura de este artículo.

Virtualizar la innovación

El software cuesta dinero, pero también puede generar dinero. Es posible controlar los costes y ahorrar tiempo y dinero obteniendo el mejor producto a la primera con una solución de diseño profesional. Esto permite limitar el número de prototipos físicos y los múltiples viajes de ida y vuelta entre equipos. Al virtualizar la innovación y aprovechar la simulación asociada con la potencia de la nube, se pueden conseguir importantes ahorros en la fase de creación de prototipos para una comercialización más rápida y eficiente.

Ajustar el uso de las licencias

Los tiempos en que los programas de software de diseño eran una inversión cara han pasado a la historia. Hoy en día, con la potencia de las soluciones en línea, ya no tendrá que financiar estos gastos importantes directamente, ya que los cargos se reparten en el tiempo mediante un sistema de abonos. Además, se pueden adquirir licencias en función del número de usuarios y ajustar el total en tiempo real según las necesidades, el tamaño de los equipos y la época del año. Cada tipo de empresa dispone de un abono personalizado, como los grandes grupos, las empresas de nueva creación o las PYME. Una plataforma en modo SaaS también permite modular a la alta o a la baja el número de usuarios, para pagar solamente lo que necesite cuando lo necesite.

Liberar tiempo al DSI

Más allá de la cuestión de las licencias, una plataforma en modo SaaS también es una buena forma de ahorrar tiempo a la dirección de sistemas de información. El director de sistemas de información ya no necesitará pasar días enteros gestionando las restricciones de mantenimiento del software, las actualizaciones y las cuestiones de seguridad. El desarrollador se encargará automáticamente de todo a distancia y le proporcionará las versiones más recientes. Esta reducción del tiempo de gestión, registrado anualmente, permitirá liberar tiempo al DSI para trabajar en los proyectos de mayor valor añadido.

Refinar la asignación de funciones y perfiles

Aunque el software ofrece muchas opciones y funcionalidades, no todos los miembros de todos los equipos tienen necesariamente que disponer de acceso a todo. Una plataforma de diseño profesional debe ser capaz de ofrecer opciones para las funciones que pueden ser diferentes según los perfiles del equipo. Al personalizar las funcionalidades y los accesos en función de las personas, se puede refinar al máximo el uso de las herramientas y disponer así de un software a medida que se corresponda perfectamente con las necesidades, de modo que determinados empleados no utilicen el 10% de una herramienta por la que se está pagando el 100%.

Convertir el CAPEX en OPEX

El software SaaS ofrece una implementación rápida y sencilla, con un modelo de pago por uso, además, es importante tener en cuenta que no hay inversión inicial ni costes de mantenimiento ni de actualización. Este enfoque facilita la transición de las inversiones informáticas a gastos operativos (de CAPEX a OPEX). La principal ventaja de transformar los CAPEX (gastos de inversión o de capital) en OPEX (gastos de explotación u operativos) es reducir los costes de la planificación técnica y humana, a la vez que se beneficia del asesoramiento y de los servicios de los expertos. La transición a OPEX también permite tener una visibilidad clara de los costes en los que se va a incurrir, sin sorpresas desagradables. El aprovisionamiento o desaprovisionamiento de un usuario se realiza en segundos, se pueden añadir nuevas funcionalidades en tiempo real según las necesidades, y el seguimiento de la facturación facilita la creación de un presupuesto estable y anticipado.

Por lo tanto, cambiar a un nuevo software o a una nueva solución de diseño no supondrá un aumento de costes para la organización. Al contrario, también es una forma de reestructurar la manera de colaborar para lograr una mayor agilidad y el control de los costes. Un enfoque beneficioso para todos que permite obtener el mejor software adaptado a cada presupuesto.